Privatlivspolitik for Esbjerg Model Flyveklub (EMF)
[Revideret 25-09-2020]
Esbjerg Model Flyveklubs dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort
fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og
gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til
bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun
personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål,
og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Esbjerg Model Flyveklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger
behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Niels Bock
Adresse: Gyvelvej 7, 6740 Bramming
CVR: 31710715
Telefonnr.: +45 20806309
Mail: formand@emf.dk
Website: emf.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse,
indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse og
RC-nummer hos modelflyvning.dk samt fødselsdato og eventuelt
bankkontonummer
2) Oplysninger om instruktører og bestyrelsesmedlemmer:
- Ud over medlemsoplysninger under punkt 1) kan der yderligere være
tale om registrering af:
2 af 5
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til
foreningen og bankkontonummer
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer
o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
 Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af
eventuelle honorer
 Modelflyvning Danmark, f.eks. oplysninger om medlemskab,
kontingentbetaling, medlemsnummer, medlemskab af andre klubber og
eventuelle certificeringer.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
 Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
(interesseafvejningsreglen)
 At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
 Behandling efter lovkrav
 Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
 Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
 Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder
planlægning, gennemførelse og opfølgning
 Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
 Levering af varer og ydelser du har bestilt
 Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på instruktører og
bestyrelsesmedlemmer:
 Håndtering af deres hverv og pligter i foreningen
 Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder
kurser
 Opfyldelse af lovkrav
 Udbetaling af eventuelle honorarer, godtgørelser, refusioner og lignende
 Administration af din relation til os
3 af 5
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af
interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af
berettigede (legitime) interesser som:
 Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v.,
herunder i forhold til generalforsamling
 Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent
m.v.
 Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre
aktiviteter
 Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet
eller situation i foreningen
 Videregivelse af dine almindelige personoplysninger Modelflyvning Danmark i
relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med konkurrence-deltagelse, hvor
dette måtte være nødvendigt
 Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, kan der ske videregivelse af
oplysninger om instruktører til disse, for at de kan modtage information og
aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
 Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
 Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år
behandles oplysninger om forældrene
 Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende, invitationer
til tidligere medlemmer i.f.m. fx jubilæer.
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt
grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne
tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er
beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til
enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om
barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke,
indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale
medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med konkurrencer kan der ske videregivelse af oplysninger om
deltagelse og resultater til Modelflyvning Danmark.
4 af 5
Der sker videregivelse af oplysninger om instruktører og bestyrelsesmedlemmer i
relevant omfang til Esbjerg Kommune og Modelflyvning Danmark og
idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af, hvor dette måtte være påkrævet.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler
dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner
eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i
overensstemmelse med følgende kriterier:
 Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
medlemsoplysninger i op til 10 år efter kalenderåret for din udmeldelse af
foreningen, så vi kan komme i kontakt med dig i.f.m. fx invitation til jubilæer
eller andre aktiviteter, hvor vi tilbyder tidligere medlemmer at deltage.
Instruktører og bestyrelsesmedlemmer eller andre, der har modtaget betaling fra
foreningen herudover:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i
overensstemmelse med følgende kriterier:
 Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det
regnskabsår, som bilaget drejer sig om
 Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav
gemmes i op til 10 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, instruktører og
bestyrelsesmedlemmer, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler
personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
5 af 5
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling,
ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine
personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så
fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks.
Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til
anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til
enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved
væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Med venlig hilsen fra bestyrelsen